Kontrak dua belas halaman hasil pindaian keluar dengan ukuran 28 MB. Dokumen dengan isi yang persis sama, diketik lalu diekspor langsung ke PDF, hanya 190 KB. Selisih seratus kali lipat itu tidak datang dari jumlah kata, melainkan dari cara isinya disimpan: berkas pertama menyimpan dua belas foto beresolusi penuh, berkas kedua menyimpan huruf sebagai instruksi menggambar. Begitu perbedaan itu jelas, memperkecil PDF berhenti menjadi tebak-tebakan dan berubah jadi keputusan yang bisa Anda jelaskan.
Dari mana megabita itu sebenarnya datang
Tersangka nomor satu hampir selalu halaman pindaian. Mesin fotokopi kantor kerap disetel memindai 600 DPI berwarna karena itulah setelan yang dianggap paling aman oleh teknisi yang memasangnya. Satu halaman A4 pada setelan tersebut berisi sekitar 35 juta piksel; kalikan dua belas, angka 28 MB tadi langsung masuk akal. Isi dokumennya sebetulnya cuma tulisan hitam di atas kertas putih, tetapi PDF tidak tahu itu. Yang ia simpan adalah foto kertas, bukan teks.
Tersangka kedua adalah foto ponsel yang disisipkan ke dalam dokumen. Kamera 12 MP menghasilkan gambar sekitar 4.000 piksel di sisi panjangnya. Kalau foto itu ditampilkan selebar sepuluh sentimeter di halaman, yang benar-benar terlihat setara dengan sekitar 600 piksel; sisanya data yang dibawa ke mana-mana tanpa pernah muncul di layar maupun di kertas. Karena itu, kalau gambarnya masih Anda pegang secara terpisah, memperkecilnya lebih dulu memakai alat kompresi gambar yang jalan di browser jauh lebih efektif daripada menggencet PDF-nya belakangan.
Sisanya lebih halus dan jarang disadari. Font yang ditanam secara utuh membawa seluruh set karakter, termasuk ribuan glif yang tidak pernah dipakai dokumen Anda. Logo di kop surat kadang disimpan ulang sebagai objek terpisah pada setiap halaman, bukan satu objek yang dirujuk berkali-kali. Sejumlah editor juga menyimpan perubahan secara bertahap, sehingga paragraf yang sudah Anda hapus masih ikut terbawa sebagai riwayat suntingan.
Apa arti "turun kualitas" yang sebenarnya
Kompresi PDF mengerjakan dua hal yang sama sekali berbeda, dan hanya satu di antaranya bisa Anda lihat. Yang pertama adalah resampling: gambar di dalam halaman diturunkan resolusinya lalu dikompres ulang. Inilah yang membuat garis pada diagram jadi berbayang, huruf kecil pada stempel jadi meleber, dan bidang warna rata jadi berbintik. Yang kedua adalah pembersihan: penyubsetan font, pembuangan objek yang tidak lagi dirujuk, penyatuan sumber daya kembar, penghapusan riwayat suntingan. Pekerjaan kedua ini bisa memangkas berkas cukup banyak tanpa satu piksel pun berubah.
Urutan yang masuk akal karena itu adalah mencoba yang aman lebih dulu, baru menyentuh gambar kalau ukurannya masih belum turun. Untuk dokumen yang memuat data pribadi seperti KTP, slip gaji, atau berkas medis, pilih perkakas yang memprosesnya di sisi Anda: alat PDF yang bekerja langsung di dalam browser tidak mengunggah berkas ke server mana pun, jadi dokumennya tidak pernah meninggalkan perangkat.
Ada satu jebakan yang perlu dikatakan terus terang. Mengompres PDF yang sudah dikompres jarang menghasilkan apa pun selain kerusakan: gambar di dalamnya sudah kehilangan detail pada putaran pertama, dan putaran kedua membuang detail lagi sementara ukurannya cuma turun beberapa persen. Kalau hasilnya masih terlalu besar, kembalilah ke berkas asli.
Angka yang layak dipakai: 150 DPI dan pindaian abu-abu
Untuk dokumen yang dibaca di layar dan sesekali dicetak di printer kantor, 150 DPI sudah memadai. Anda tidak akan melihat bedanya kecuali menempelkan hidung ke kertas. Resolusi 300 DPI baru masuk akal kalau berkasnya akan masuk ke percetakan sungguhan, sedangkan 72 DPI biasanya kelewatan: teks pada gambar mulai sulit dibaca. Foto dokumen dari ponsel umumnya tiga sampai empat kali lebih besar daripada kebutuhan halaman, jadi di situlah pemangkasan pertama dilakukan.
Trik kedua sering diabaikan: ubah pindaian menjadi abu-abu kalau memang tidak ada informasi warna yang layak dipertahankan. Dokumen hitam-putih yang dipindai berwarna menyimpan tiga kanal untuk sesuatu yang sebenarnya satu kanal, dan noise warna kekuningan dari lampu pemindai justru bikin kompresi bekerja lebih buruk. Warna hanya layak dipertahankan kalau ada stempel atau grafik berwarna yang bermakna. Prinsip yang sama berlaku untuk gambar biasa, dan pembahasan yang lebih dalam soal itu ada di panduan kompresi gambar tanpa kehilangan kualitas.
Kalau tetap kebesaran: pecah dokumennya, jangan digencet
Batas lampiran nyata dan lebih rendah daripada yang orang kira. Gmail berhenti di 25 MB, sebagian besar penyiapan Outlook dan Exchange berada di kisaran 20 sampai 25 MB, dan gerbang email korporat sering dipotong lagi ke 10 MB oleh administrator. Yang bikin repot, lampiran dikodekan ulang sebelum dikirim sehingga membengkak sekitar sepertiga: berkas 20 MB bisa ditolak sistem yang batasnya 25 MB. Anggap saja 15 MB sebagai atap praktis.
Kalau dokumennya panjang, memecahnya jauh lebih waras daripada memaksa semuanya masuk ke satu lampiran mepet. Kirim bab yang relevan saja; penerima juga lebih senang menerima 40 halaman yang ia butuhkan ketimbang 300 halaman yang harus disisir sendiri. Kalau nanti bagian-bagian itu perlu dikembalikan menjadi satu berkas, prosesnya sederhana dan bisa diikuti lewat panduan menggabungkan file PDF secara gratis.
Untuk berkas besar, tautan hampir selalu mengalahkan lampiran gemuk: tidak kena batas ukuran dan bisa Anda cabut kalau salah kirim. Sebelum mengirim ke klien, ada baiknya menguji dulu apakah PDF hasil kompresi benar-benar sampai dan tampil wajar di sisi penerima; kirim saja ke kotak masuk sementara lalu buka lampirannya dari sana seperti orang lain akan membukanya.
Cara memeriksa hasilnya sebelum berkas dikirim
Kesalahan paling sering adalah melihat halaman sampul pada tampilan seluruh halaman, lalu menyimpulkan semuanya baik-baik saja. Sampul memang selalu terlihat baik. Bukalah berkasnya pada zoom 100 persen, lalu periksa bagian yang paling rentan.
- Teks terkecil di dokumen: catatan kaki, keterangan gambar, dan cetakan halus di bagian bawah faktur.
- Diagram, denah, atau bagan dengan garis tipis serta angka kecil di sumbunya.
- Stempel, tanda tangan, dan tabel angka yang tidak boleh salah baca, misalnya beda antara 8 dan 3.
Satu pemeriksaan lagi yang mudah terlupa: lapisan teks OCR. Pindaian yang sudah dikenali teksnya bisa dicari dan dibaca pembaca layar, tetapi sebagian perkakas agresif membuang lapisan itu ketika mengganti gambar halaman. Tekan pencarian, ketik satu kata yang pasti ada di halaman ketiga, dan lihat apakah ketemu. Kalau tidak, Anda baru saja menukar pencarian dan aksesibilitas dengan beberapa megabita.
Kalau hasil pemeriksaan itu mengecewakan, jangan tambal dengan kompresi susulan. Ambil kembali berkas aslinya, jalankan lagi melalui pengompres PDF dengan setelan yang lebih ringan, dan bandingkan keduanya berdampingan.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa ukuran PDF yang aman untuk dilampirkan di email?
Targetkan di bawah 10 MB kalau penerimanya perusahaan, karena gerbang email korporat sering memotong di angka itu. Untuk alamat pribadi biasa, di bawah 15 MB umumnya lolos meski batas resminya 25 MB, sebab lampiran membengkak sekitar sepertiga saat dikodekan. Di atas itu, kirim tautan.
Kenapa PDF saya tidak mengecil meski sudah dikompres?
Biasanya karena berkas itu sudah dikompres sebelumnya, atau isinya teks murni yang tidak menyisakan apa pun untuk dipangkas. Kalau ukurannya besar tetapi tidak mau turun, cari satu-dua gambar raksasa di halaman tertentu; memperbaiki gambar itu sendiri lebih efektif.
Bagaimana cara tahu PDF saya hasil pindaian atau teks asli?
Coba seleksi satu kalimat dengan kursor. Kalau yang tersorot adalah blok gambar dan bukan baris teks, dokumen itu hasil pindaian. Cara lain, cari satu kata yang jelas terlihat di halaman; kalau tidak ditemukan, belum ada lapisan teks di sana.
